厳選42の英語例文! 電話でビジネス用件を上手に聞く

別の記事で、ビジネスの場面で上手に電話に出る際に必要な厳選した英語の例文を紹介しました。基本的には、少ない表現しか使わないのと、簡単な21の英語の例文だけなので覚えるだけです。まだ読んでいない場合には、是非読んでおいて下さい。

前の記事のリンク: 21の英語例文で電話で神対応①!ビジネス英語

前回までは、英語で電話に出る時の英語の例文と、相手の英語が聞き取れない時などに使える便利な英語でした.

今回の記事では相手の電話の用件をスマートに聞く英語を学びます。

相手の用件に対して、希望の相手が直ぐに電話に出られる場合ならいいですが、問題は相手が電話に出られない状況です。会議で電話に出られないのか、それとも少しだけ席を外しているだけなのか、それとも出張なので外出中なのかで相手への答えが当然変わって来ます。そんな色々な状況でも適切に対応出来る、ビジネスの場面で使える英語の電話表現を今回は覚えます。

電話で相手を待たせる時の英語の例文

英語で電話で対応する時の鉄則は、シンプルである事です。必要以上に丁寧な表現にこだわらなくてもいいのです。迅速に相手の用件に答える事が求められます。「ご用件は?」と聞いた後に、もっとも一般的なものは誰かと話したいので電話して来ています。

そんな時に、その相手が直ぐに話せるか確認する必要があります。相手は待たせる前に、ちょっとした相手への気遣いは、大切なビジネスマナーです。しかも、英語の初心者に是非とも覚えてもらいたいのが、会話のまを埋める英語表現です。

ほんの少しの差ですが、効果は絶大です。これだけで、相手への印象は断然よくなりますのでオススメの英語です。

1. Please hold on.

お待ち下さい。

日本語に訳すなら、「お待ち下さい。」が一番近いと思います。相手を待たせる場合には、これらの英語を使ってスマートに対応出来るようにしましょう。少し古いですが、 2. Hold the line, please. もあるので覚えておけば安心ですね。

3. Can you hold on a minute? 

少々お待ち頂けますか。

Can you ~? をつかって「〜していただけますか」と相手にお願いしたい時に使える表現でした。

これ以外に、「〜してもよろしいですか。」と自分の行動の許可をもらいたい場合には、Can I ~? が使えます。4. Can I put you on hold? で「(保留にするので)お待ち下さい。」も使われます。自分が使われた時に分かる様に覚えておきましょう。

何度も繰り返しますが、英語で電話に対応する際の鉄則は迅速な対応です。つまり、相手を必要以上に待たせない事です。なので、必要以上に丁寧な英語は使う必要はありません。ただ、Please hold on に相手に依頼する時の Can you ~ を足した表現や、英語に余裕があれば 5. Could you hold on, please? などがスラッと使えればビジネス英語の上級者です。

担当者につなぐ時の英語

一番簡単なケースは、担当者が直ぐに電話に出られる場合です。そんな時には次の英語を使えばミッションはクリアーです。

6. I’ll  connect you now.

7. I’ll transfer you.

おつなぎします。

意味は、「おつなぎします。」です。ここで一緒に覚えておきたいのが、I’ll の英語表現です。will の助動詞を使ってありますが、「(今から)〜します。」と自分の行動を相手に伝える時に必要になります。

もっと具体的にどこにつなげるのかを伝えたい場合には、これらの表現のあとに「 to (担当者の部署や名前等)」を続けるだけです。これら以外にも put through を使った英語があるので、それで具体的な例文を紹介します。

8. I’ll put you through to the person in charge.

担当者におつなぎします。

in charge は「担当して、管理して」などの意味、それで the person in charge の直訳は「担当しているその人物」でになって、意訳して担当者です。

相手が具体的に担当者の名前を伝えて来た場合には the person in charge の場所に Mr. / Ms. X などの敬称を付けた名前に変更するだけです。

9. Speaking.

私です。

相手が自分と話したい場合に、「(あなたが話している相手が)私です。」と伝える時の英語の例文です。10. This is he/ she. などもよく聞く英語表現なので一緒に覚えておきましょう。間違えて、I’m Hidetaka. と言ってしまいがちですよね。

一方、掛けて来た相手を知っている場合には、11. Hello, Mike. What can I do for you today? などと応えると良いでしょう。

担当者が電話に出られない場合の英語

今回のミッションの一番の山場がここです!担当者が電話に出られない場合に、どんな理由なのかを伝える事がここでのミッションです。

担当者が電話に直ぐ出られない場合

12. He’s not available at the moment.

13. He’s not at his desk right now. 

担当者は席を外しています。

シンプルに担当者が忙しかったり、何らかの理由で席を外している状況で、電話に出られない事を伝える事が出来る英語です。具体的に何をしているかを伝える場合には次の英語があります。

14. He’s in a meeting right now.

会議中です。

15. He’s no another line.

電話中です。

担当者が外出している場合

16. He’s out right now. 

外出中です。

この表現も、担当者がオフィスにいない時に使える英語です。もう少し具体的に担当者が出られない状況を伝えたい場合には下の英語の例文があるので覚えて欲しいです。

17. He’s out for lunch now. 

昼食で外出中です。

18. He’s away on a business trip.

出張中です。

be out もbe away もその場にいない時に使える英語表現です。out よりも away の方がい間オフィスを空けている状況で使います。

19. He’s off today.

今日はお休みです。

上級者のビジネス英語を目指して

ビジネス英語の上級者の表現を覚える余裕がある人は、覚えておきたい付け足し表現があります。

I’m afraid that ~

I’m sorry, but ~

「申し訳ありませんが」のひと言を付け足す英語の例文です。ビジネスマナーで大切なのは、相手への思いやりです。日本人のおもてなしの精神を十分に発揮するとっておきの付け足し英語表現ですのでオススメです。

20. I’m afraid that he’s not at his desk right now.

申し訳ありませんが、彼は今席を外しております。

21. I’m sorry, but he’ll be in a meeting until 4.

申し訳ありませんが、4時まで会議に出ております。

will be を更に付け足して、いつまで席を外しているかを伝える表現です。Until は「〜までずっと」の時間を表す英単語です。いつまで担当者がいないかを伝えたい場合には、will be away(out) untile/ on/ at/ in 〜が使えます。

22. He’ll be away until next Wednesday. 

水曜日まで外出しています。

上でも紹介しましたが、「〜までずっと」を使っていつまで続くのかを伝えられます。

23. He’ll be back on the 25th. 

25日に戻ります。

具体的な日付が分かっている場合には on 日付 で表現します。

24. He’ll be back around 3:00. 

3時頃に戻ります。

大体の時間を伝える事で、相手は助かる場合があります。正確な時間が分かっている場合には、at 3:00 です。

25. He’ll be back in two hours. 

2時間後に戻ります。

「(今から)〜後に」と言いたい場合に、日本語から考えて after を使ってしまいがちですがそれは間違いです。 in を使いましょう。

電話で伝言を受ける場合など

電話を切る前にもうひとつだけ大事な仕事が残っています。相手が伝言を残したい場合は、こちらから折り返し電話する場合等に使える英語の例文を紹介します。

26. Can I take a message?

伝言を預かりましょうか。

もっとも一般的な表現です。Could I ~? を使ってもう少し丁寧に相手に聞く事が出来ます。似た表現で、相手の希望を聞く場合に、27. Would you like to leave a message? があります。

28. Would you like me to ask him to return your call?

彼に折り返すように伝えましょうか。

Would you like me to で、直訳すると「(あなたは)私に〜してほしいですか。」の表現を丁寧に相手に伝える事ができる、ビジネスで使える英語です。アメリカ英語では、Shall I ~? の表現はあまり使われません。return call は電話を折り返すのいみです。

29. Can you spell your name?

名前の綴りを教えて頂けますか。

英語の名前は意外に難しいです。しっかりと担当者に間違わずに伝えるには正しい相手の名前の綴りを知っておく必要があります。そんな時に使える英語の例文です。

30. What company are you calling from?

どちらの会社からお掛けですか。

相手の名前だけでは情報が十分でない場合があります。そんな可能性がある場合には会社名まで聞いておくと安心です。ただ、疑問詞を使った質問は少しきつく聞こえてしまう場合があります。

31. Can I ask from what company you are calling? 

どちらの会社からお掛けか伺ってもいいでしょうか。

先に紹介した例文に、Can I  ask ? や Could I  ask ? や May I ask ~? を付け足して聞く事で丁寧な質問文に変わります。英語に余裕のある人は是非使って下さい。

32. I’ll make sure he’ll get your message.

必ず彼がメッセージを受け取るようにします。

I’ll make sure を使って「(私は忘れずに)必ず〜します。」と相手に伝える英語の表現です。伝言を受けた際に付け足したい英語です。電話の相手が 33. Can you tell him that I called ? 「電話私からあったと伝えてくれますか」と言われたら是非言ってあげたい英語の例文です。

伝言を残す程の緊急性はないけれども、電話があった事は伝えて欲しい相手に気をつけうビジネスマナーです。

間違い電話と伝える英語

無事に伝言を受け取って、ビジネスの場面で英語で対応するミッションは終了しました。担当者が直ぐに対応出来る場合も、外出中や席を外している場合にも柔軟に対応出来る英語の例文もしっかり覚えました。

あと1つ必要なビジネス英語の電話対応が、相手が間違え電話をして来たときの対応です。もしかすると将来何かしらのビジネスチャンスが巡って来るかもしれません。そんなチャンスを守る為にも失礼の無い様に相手に英語で間違い電話を伝える例文を覚えておきましょう。

34. There is no one here by that name.

そのような名前の人はおりません。

相手が間違い電話をしているかを伝える前に、相手が話したい担当者がいない事を伝えられる英語です。似た様な表現に、35. We don’t have a Mr. X here. もあるので両方覚えておきたいです。

文法に詳しい人には、名前の前に冠詞の a が付いているのが不思議に思っているでしょう。普通は固有名詞には冠詞を付きません。ここの用法は、「〜という人」や、「〜と呼ばれる人」の意味を加える時には例外的に使えます。

36. You have the wrong number.

間違い電話です。

明らかに相手が間違い電話を掛けて来ている場合に使える英語の例文です。これ以外には、 37. You’ve dialed the wrong number. もあります。

38. What number are you calling?

何番にお掛けですか。

これも疑問詞で始まる質問なので、 余裕がある場合には 39. Can I ask what number you are calling? を使ってください。

I’m afraid that を付けて、丁寧に相手の間違いを伝える事が出来ます。それ以外にも I think that ~ を使って、事実を伝えるよりも「私が思うには」と付け足す事で相手の間違いのやんわりと伝える事ができます。

40. I’m afraid that you’ve dialed the wrong number.

恐縮ですが、間違い電話です。

41. I think that you have the wrong number. 

どうやら間違い電話だと思います。

ビジネス英語の電話対応は練習あるのみ!

英語で電話に対応するコツは、繰り返しの練習あるのみです。しかも、使う英語の例文は同じパターンを繰り返し使う事が多いから、慣れてしまえば実は難しくありません。

今回の記事と前回の記事の2つを使って63のビジネス英語の例文を紹介して来ました。ビジネス英語の中でも、個人で一番練習しやすいのが英語で電話対応するスキルだと思っています。

相手の顔が見えない不安や、相手の英語が早くて自信がないかもしれません。でも、こんな考え方も出来れば少しは不安が解消されるかもしれません。それは、「会社から給料をもらいながら英語の練習ができる」という考え方です。すこし乱暴な言い方だったかもしれませんが、これくらいの強気な気持ちで英語に取り組めれば、実践の中で英語力は確実に伸びていきます。日々の仕事の中で是非英語のトレーニングを行って下さい。

それでも、どうしても相手の英語が聞き取れない場合や、相手が緊急の用件で電話をかけているようでしたら、 42. I’ll put on someone who speaks English. 「英語を話せるスタッフに代わります。」を使って下さい。やはり、相手の思いやるビジネスマナーです。

次回は、ビジネス英語の電話対応の最後の記事になります。自分が相手の会社に電話する時のビジネス英語です。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です