第一回めの電話対応のビジネス英語は、電話に出る時の英語の例文と、相手の名前を聞く英語表現です。
電話の対応１つで、ビジネスの結果を大きく変えてしまう事もある。そんな大切なビジネススキルを英語でしっかり対応出来る事が、とても重要になってきています。ビジネスでもっとも大事なのが、クライアントやお客様への第一印象。対応を１つ間違えてしまうだけで、ネットで炎上してしまう事だってありえる時代です。
相手の顔が見えない事で、電話での会話を難しくしている要因のひとつです。相手は用件を伝える事を優先させるので、とても早口で相手の英語を聞き取れない不安があったり、逆に聞き取る事は出来てもその返事として英語を出て来ない恐怖などもあるはずです。
でも、電話での英語のコミュニケーションは実は基本が存在します。その電話での基本を覚えてしまえば、私達が思っている程英語で電話を受けることも、更には英語で相手に電話する事も難しくはないのです。さらに加えると、ビジネスならビジネスマナーさえしっかりと押さえていれば、ビジネスでの英語で電話に対応する事は、いくつかの英語の例文を使い回しするだけの簡単な英会話だと気付くと思います。
しかも、英語の電話対応は、TOEICなどの資格試験でも頻繁に出て来る話題でもあるので、しっかりと押さえておきたい必須のビジネススキルです。
今回は、ビジネスで使える電話での使える英語の例文を紹介します。
英語で電話を受ける
先ずは、電話を受ける時に使える会話例をふたつ紹介します。最初がシンプルな英語での対応で、２つ目がもう少し丁寧な対応の英語の表現です。２つの電話での対応で両方に共通しているのは、電話を受けた人の名前を伝える事と、相手の用件を伺う為の対応をしている事の２つです。
電話に出るのシンプルな英語表現
もっとも一般的な電話で使われている英語の例文です。
This is Hidetaka speaking.
「ひでたかです。」（電話を受けた相手が誰か伝えます。）
How can I help you?
「何かご用件は？」（相手の要望を聞く表現です。）
電話に出る丁寧の英語表現
シンプルな対応と基本的には変わりません。違うのは、初めの２文です。もう少しビジネスマナーを盛り込んだ英語の例文を加えました。
Good morning/ Good afternoon.
「おはようございます／こんにちは。」（挨拶はビジネスマナーの基本）
Thank you for calling ABC Company.
「ABC会社にお電話頂きありがとうございます。」
（自社に電話してくれた感謝を伝える）
This is Hidetaka speaking.
How can I help you?
電話にでる際の英語は意外に少ないし、難しい英語の例文もありません。少しの英語を覚えるだけで、自信を持って英語で電話に出られる様になります。では、詳しく今回の英語を解説していきます。
1. This is Hidetaka speaking.
ひでたかです。
これで、電話で自分の名前を相手に伝える英語です。This is (名前）. 「こちらは、〜さんです。」だけなら、人を紹介する時に使う英語です。
ちなみに、自分から離れている人を紹介する場合には、That is (名前）. 「あちらは、〜さんです。」になります。
2. Thank you for calling ABC Company.
ABCカンパニーにお電話頂きありがとうございます。
日本語でのよくある「（自社）にお電話頂き、ありがとうございます。」の英語版です。calling の後にそのまま会社の名前を続けるだけです。call の後に to などの余計な英語を足してしまうそうですが、必要ないので注意して下さい。
3. How can I help you?
ご用件を承ります。
電話に出る際に、最も大切な英語の例文がこれです。日本語の「ご用件を承ります。」に近い英語で、直訳すれば「どのようにお手伝い出来ますか。」になります。これ以外にも、4. Can I help you? とか 5. What can I do for you? とか、6. How may I help you? などもあるので覚えておくと便利です。
相手の名前を尋ねる英語
先ずは無事に電話に出て、自分の名前と会社名を伝える事ができました。これでひと安心です。ここまで伝えられたら、あとは相手が誰かが分かれば、英語で電話対応するスキルも身につけたも同然です。ただし、相手が急いでいて自分の名前を伝え忘れている事が時々あります。
そんな困った状況で失礼の無い様に相手の名前を聞き出せる便利な英語の例文を紹介します。
7. Who’s calling, (please) ?
どちら様ですか。
電話の会話で相手の名前を聞きたい場合に使われる、もっとも一般的な英語が Who’s calling, please ? です。直訳すると誰が電話しているのですか？ です。文章の最後に please を付けない場合の普通にありますが、丁寧な響きにしたい場合には付ける方をオススメします。これに似た表現で、8. Who am I talking to? もあります。これの直訳は、私は誰と話していますかです。一緒に覚えて下さい。これよりも丁寧な表現があるので次の英語も一緒に覚えておきて下さい。
9. May I ask who’s calling, please?
どちら様か伺ってもよろしいですか。
最初に紹介した文章の前に、 May I ask を付け足すだけでもっと丁寧な依頼表現になります。Could I 意外にも、ビジネスでは May I 〜？もよく使われます。同じ様に「〜てもよろしいでしょうか」の許可を求める英語です。
10. May I ask your name, please?
名前を伺ってもよろしいですか。
上の英語も相手の名前を聞きたい場合に使える例文です。これに似た表現で、11. May I have your name, please? もありますが、これも同様に使えます。レストランやホテルで予約する際には have の方の質問がよく使われています。
電話対応で困った時に使える英語
あなたはもう電話がかかって来ても安心して電話に出られます。さらに、掛けて来た相手が自分の名前を言わなかった場合にも失礼の無い様に質問出来る様になりました。
ビジネスは時間が勝負です。なので相手の英語は早くなりがちです。さらに、日本と違って、英語での会話は用件を伝える事が大切なので、丁寧さよりもシンプルで端的な表現が多くなりがちです。もしくは、駅や街中から電話がかかって来る事もあり、聞き取りづらいこともあります。
そんな場合に、相手に失礼のないようにもう一度繰り返してもらったり、ゆっくり英語で伝えてもらいたいですよね。そんな時に使える英語をここで紹介します。
12. Could you please speak a little more slowly?
もう少しゆっくりと話して頂けますか。
Could you ~ ? の英語で、相手に丁寧に依頼する事が出来ます。more slowly の英語の副詞の比較級を使っています。でも、最近では形容詞の比較級、slower を使って 13. Could you please a little slower？ も良く聞きます。
14. Could you please repeat that?
もう一度繰り返して頂けますか。
15. Could you please speak a little more loudly?
もう少し大きな声で話して頂けますか。
上の文でも説明しましたが、この英語の例文では副詞の比較級 more loudly が使われています。カジュアルな表現で 16. Could you please speak a little louder? も最近では普通に使われています。これ以外にも同じ様な表現で、17. Could you please speak up? もあります。
相手に何かを依頼する時の一般的な英語は、Can you ~ ? です。これもビジネスの場面では普通に使える表現です。ただ、「（もしよろしければ）〜していただけますか。」と丁寧に相手に依頼する場合には、Could you ~ ? がぴったしです。その表現をもう少し丁寧にした表現が、please を付け足した Could you please ~ ? です。
あと、相手にお願いする場合には何が問題で相手に依頼しているのかの情報があるとさらに良いと思います。例えば、下の例文等を依頼文の前後に付け足して下さい。
18. My English isn’t very good.
私の英語はそんなに上手ではないので、
Could you please speak a little more slowly?
もう少しゆっくり話して頂けますか。
１つ目の例文の My English isn’t very good. は、意外に言いにくいかもしれません。ただ、自分の発音が良いと相手も安心して本気で英語を話し始める場合があります。そんな時には、正直に相手に伝えても問題ありません。ビジネスは時間が命です。無駄な時間を相手に過ごさせるよりはいいと思います。
Could you please repeat that?
もう一度繰り返して頂けますか。
19. The reception is really bad.
回線が悪いようです。
２つ目の例文の The reception is really bad は、電話の回線が悪い時に使えます。最近では、携帯電話からが多いので覚えておきたい英語です。20. The line is very bad も同じ意味です。
21. I’m sorry, but I can’t really hear you.
申し訳ありませんが、良く聞こえないんです。
Could you please speak a little more loudly?
もう少し大きな声で話して頂けますか。
３つ目の例文の I’m sorry, but I can’t really hear you も相手の声が聞き取りにくい時に使える英語です。２つ目の場合は、回線や携帯の具合が悪い時に使える英語の例文です。こっちの英語は、相手の声が周りがうるさくて聞こえない時に使える例文です。
スピードが命のビジネス英語の電話対応
日本語と少し違って、英語での会話は基本用件を伝えるだけのシンプルな会話です。なので、必要以上に丁寧な表現はひつようありません。なので、Can や Could の表現で十分です。
今回覚えた英語の例文で、掛かって来た電話に出る事ができて、相手の名前を聞く事も出来る様になりました。さらに、相手の事が聞き取れなかった際に使える英語の例文も紹介しました。
しかし、英語で電話に出る時にもっとも緊張する場面がまだ解決していません。実は、恐らくもっとも大変なのが相手の要望を適切に聞き取って、その事に適切に対応する事です。例えば、相手が話したい人物が会議に参加している最中だったり、出張で少し先にならないと戻って来ない状況に対応する必要があります。そんな時に相手の伝言を聞き出す必要があります。
次回は、電話が掛かって来て、相手の伝言やメッセージを聞く際に使える英語表現等を覚えます。
次に読む記事：厳選42の英語例文! 電話でビジネス用件を上手に聞く
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