前回までの２つの記事で、ビジネス英語で使えるメールの表現を覚えました。
初めの記事では、メールの件名と宛名についての表現を紹介しました。相手の名前が分かっている場合の宛名の表現と、相手の名前が分かっていない場合の宛名の違い等を紹介しました。
英語のビジネスメールその①：ビジネス英語メール講座①メール件名１８例文と宛名
２つ目では、ビジネス英語のメールで最も重要な、メールの書き出しの表現を、メールの用途別で紹介しました。相手に依頼する表現や、重要な情報を告知する場合の英語の書き出しを紹介しました。
英語のビジネスメールその②：厳選29の書き出し例文で英語のビジネスメール完全攻略！
今回の記事では、ビジネスの場面で英語メールを送る時に意外に迷う、メールの結びの例文と統語を紹介します。
メールの内容を最後にもう一度相手に確認する為にも簡潔に伝える役割が、メール結びにはあります。しっかりとビジネスマナーをおさえながら、フォーマルな英語の例文でメールを終わらせられます。
あと、意外に難しいのが英語の結びの言葉です。フォーマルな結びの表現から、相手の名前が知らない場合、さらには親しい相手へのメールの場合で、色々と使いわけが必要なメールの結びの表現を覚えて下さい。
先ずは、代表的なlook forward to と would appreciate を紹介します。look forward to は「楽しみにしています」と相手に伝えたい場合に使えるビジネス英語の表現です。
一方、would appreciate は「〜して頂けると幸いです。」と伝える場合に使える英語の表現です。
この記事の目次
Look forward to 「〜を楽しみにしています。」
先ずは、相手からの返信や、相手との会う予定を期待している時に使える表現を紹介します。ビジネス英語で気をつけたい事が、相手への気遣いです。ビジネスの相手と次ぎに会うアポイントがある場合や、会議の場で話し合う事を楽しみにしている時や、もしくは相手からまたメールで進捗などを期待していますと伝えたい場合に使える英語の表現です。
I look forward to 動詞＋ing
〜を楽しみにしています。
使う時に気をつけたいのが、to ＋ 動詞を進行形にして使う事です。
1. I look forward to hearing from you.
あなたから連絡をもらうのを楽しみにしております。
緊急の連絡ではなく、近況報告などのメールをまた下さいねと、軽い感じでメールを結びたい時に使えます。
2. I look forward to meeting you this Friday.
金曜日にお会い出来るのを楽しみにしております。
相手との予定の再確認と、アポイントを楽しみにしていると伝えて、良い人間関係を築くのにも使える例文です。
3. I look forward to discussing the proposal next week.
来週、その提案を話し合える事を楽しみにしております。
discuss は「〜を論議する」の意味の動詞です。日本語の意味からだと、少し話し合う相手と険悪な雰囲気が起こりそうなイメージがあるかもしれませんが、discuss は話し合ってお互いに結論を導き出す意味が強いので、健全な話し合いです。
4. I look forward working with you.
一緒に働ける事を楽しみにしています。
新しく職場に来る相手や相手側の担当者に送る結びの例文として使えます。
上で紹介した型以外にも、To＋名詞 の型もあります。
5. I look forward to your reply.
返信を楽しみにしております。
こちらが、相手の返信を待っている事を伝いたい場合に使えます。
6. We look forward to your continued support.
これからもご愛顧をお願い致します。
主語を We にする事で、会社として期待していると伝える事が出来ます。support は「援助／支持」の意味で、continued は「継続の、引き続きの」の意味で、合わせてご愛顧と意訳しました。
I look forward to か I’m looking forward to か
いままで紹介して来た look forward to の英語の表現ですが、実は似た表現に進行形にした I’m looking forward to があります。どちらも意味は同じで「〜を楽しみにしています」になります。
同じ様に使えますが、敢えて違いを挙げるならば、I’m looking forward to の方がカジュアルに聞こえます。なので、ビジネス英語としては、look forward to をオススメします。
I’m looking forward to の似た様な別の表現なら、7. I can’t wait to see you next week. や 8. I’m so excited to see you. / about your visit. などのカジュアルな表現があります。友人にメールする際にはオススメの表現です。覚えておきたい表現です。
Would appreciate your 「〜して頂けると幸いです。」
would appreciate (相手に期待する行動）
この英語の表現は、「〜していただけると幸いです」と感謝を伝えて丁寧に相手に依頼する場合に使えます。相手も忙しい状況を理解しながらも、可能であれば迅速な行動をして欲しい場合に使えます。
9. I would appreciate your immediate attention to this matter.
迅速な対応を頂ければ幸いです。
時間がなく、直ぐにでも相手に行動をして欲しい時に使える英語の結びの例文です。immediate 「即時の／即座の」を付けても付けなくてもどちらでも可能ですが、メールの用件の緊急性を出したい場合には immediate を付けるとその雰囲気が出ます。
10. We would appreciate your prompt reply.
迅速な返信を頂けると幸いです。
上で紹介した以外にも prompt 「素早い/ 機敏や」の意味で、早く返信をしてもらいたい時に使える英単語です。
11. We would appreciate your understanding of your situation.
状況をご理解頂けると幸いです。
相手に不便をかける際に、申し訳ありませんと伝える場合に使える英語の例文です。何が原因で問題が起こっているのかをメールで知らせた結びの例文にぴったりです。
12. We would appreciate your patience.
直訳：あなたの忍耐に感謝致します。
相手を長く待たせてしまっている状況に使える英語の例文で、もう少し待たせてしまう状況で使えます。問題の解決が長引いてしまい、まだ時間がかかる際にメールの結びに使える例文です。
appreciate か would appreciate
appreciate は言い換えると thank you very much とすると分かりやすいと思います。それに, would が付くのか付かないのかが使い方の差になります。簡単に説明するなら、既に相手が何か行動をしてくれた事への感謝が appreciate になって、これから相手がこれから行動を起こす事への感謝が would appreciate です。
13. I really appreciate all your help.
あなたの援助に大変感謝致します。
14. We really appreciate everything you have done.
色々として頂き、大変感謝致します。
13 と 14 の例文は、相手からサポートや援助を受けた場合に使える感謝の結びの英語例文です。
それ以外の英語メールの結び表現
既に紹介しましたが、appreciate はthank you と言い換える事が出来ます。ただ、appreciate ばかりを使い過ぎるのも問題があります。必要以上に丁寧な表現を使ってしまうと、相手との距離を取り過ぎてしまう事になります。それは、相手に取ってよそよそしい表現に取られてしまう事になります。
look forward to は取引相手やビジネスの担当者にも、職場の同僚に対してもどちらにも使える表現です。一方、appreacite はフォーマルな表現なので、敬意を表す必要のある相手へのメールの結びや、同僚でもなかなか頼みづらい依頼をする場合のメールの結びに使って下さい。
なので、それ以外の状況ではthank you がオススメの英語表現です。appreciate の場面で使った表現をそのまま thank you に置き換えて使っても全く問題ありません。
感謝メールの結び
15. Thank you for your time and assistance in this matter.
この件に対して、お時間とご支援に感謝します。
16. Thank you again for everything you have done.
再度、色々とお力添え頂き、ありがとうございました。
15 と 16 は、感謝のメールの結びとして使える英語の例文です。15 は、特に忙しい相手に時間を割いてもらった事への感謝を伝える際にオススメの感謝の結び例文です。16 の例文は、色々と相手に尽力してもらった時に使える英語の感謝の結び例文です。
17. Thank you for your understanding.
ご理解に感謝致します。
何か問題が起こって、相手側に伝える際に理解を求める際に使える結びの英語例文です。 appreciate の所で一度紹介したのをthank you でも使えます。
18. Thank you ( in advance) your kind cooperation.
ご支援頂ける事に、感謝いたします。
in advance 事前に
もし、さらに相手側が何かしらの協力や支援を今後する事になる場合には、相手への協力に対して感謝メールの結びに使いたい英語例文です。in advance は、相手が今後する事になる行為に前もって感謝していますと伝える際に使える表現で、入れても入れなくても大丈夫です。
19. Thank you for raising your concerns.
意訳：ご指摘ありがとうございます。
これは、上司や取引先からのクレームが来た時に使える結びのメール表現です。出来れば避けたいのが取引先からのクレームや、上司からの怒りのメールです。相手の指摘や懸念に対して真摯な態度を見せたい時に使えます。
問い合わせメールの結び
20. If you need any help, please feel free to contact me.
何か質問がありましたら、遠慮なくご連絡下さい。
送る相手が既に取引のある相手や、職場の同僚などのメールの結びに使える例文です。
21. If you have any questions, please let me know.
何か質問があれば、知らせて下さい。
この問い合わせメールの結びは、かなりカジュアルな英語例文です。友人や同僚でもかなり近い関係の相手へのメールの結びに使える例文です。
22. If you require further information, please do not hesitate to contact me.
更に情報が必要でしたら、遠慮なくご連絡下さい。
require は need の丁寧なビジネス英語です。feel free 「遠慮しないで」を丁寧に言い換えると do not hesitate to になります。フォーマルな問い合わせのメールの結びにオススメの英語例文です。
23. Thank you for the information.
情報をありがとうございました。
自分の問い合わせに返信をもらった事への感謝を伝える結びに使えます。
24. Thank you for contacting us.
問い合わせ頂き、ありがとうございます。
何か知りたい事があって、メールや連絡を取って来た相手への感謝のメールの結びに使える英語例文です。
25. Thank you for your prompt response.
迅速な返信に感謝いたします。
自分の問い合わせや質問に対して、直ぐに返信が来た時に使いたい感謝メールの結びです。
26. I would be grateful if you could reply as soon as possible.
出来るだけ早い返信を頂ければ幸いです。
would appreciate 以外にも、丁寧な感謝の結びに使えるのが would be grateful if you could です。英語では、何度も同じ表現や単語を使うのを避ける傾向があります。両方覚えておいて、ビジネス英語の表現を増やして下さい。
出来れば避けたい謝罪のメール
どんなに注意していても起きてしまうのがトラブルやアクシデント。そんな状況に素早く対応して問題を解決するのも、大事なビジネスマナーですよね。迅速な対応は相手への誠意になって、逆に相手からの信頼を得られるチャンスになるかもしれません。心からの謝罪と誠意をもって対応する際に是非使いたい、謝罪メールの英語の結びを紹介します。
We sincerely/ deeply apologize for 動詞＋ing/ 名詞
27. We sincerely apologize for any inconvenience this may have caused you.
色々とご不便をおかけして、大変申し訳ありません。
Sincerely や deeply は、very much と同じ働きで「とても〜」と表現したい時に使えるフォーマルなビジネス英語です。any inconvenience this may have caused youは「私達が原因のいかなる不便や迷惑」という意味で、自分たちが気付いていな如何なる不便に対してという意味で使います。
具体的に何かが原因で、相手に対して謝罪する場合には、28. We sincerely apologize for the inconcevenience. と英語メールの結びに変えれば大丈夫です。例えば、緊急の案件が突然入ってしまい、取引先との会議をキャンセルしなくてはならなくなって場合に使えます。
29. I apologize for the short notice.
急なご連絡になり、申し訳ありません。
short notice 突然の知らせ
何か予定していたイベントや計画の直前に、突然変更やキャンセル等がどうしても起こってしまう場合があります。出来るだけ準備をして避けたい状況ですが、そんな連絡を相手に告知するメールの結びに使える謝罪の英語例文です。「直前になってしまって申し訳ありません」の気持ちが相手に伝えられる謝罪メールの結びです。
30. We deeply apologize for the delay in payment.
支払いが遅くなってしまい、大変申し訳ありませんでした。
迅速に対応するのが、ビジネスの鉄則です。しかし、避けられない状況で遅れてしまう場合があるのも事実です。そんな遅れてしまった場合に使える謝罪メールの結びがこの例文です。
31. We sincerely apologize for the delay in replying to you.
返信が遅くなってしまい、大変申し訳ありませんでした。
reply to ~ で返信するの動詞です。メールで問い合わせや告知のメールが届いていたのに直ぐに対応出来なかった場合に、相手に謝罪する際に使える結びの例文です。
32. Please accept our sincere apologies for not responding to you earlier.
直訳：もっと早くに返信が出来なかった事の、心からの謝罪をどうぞ受け入れて下さい。
謝罪の結び例文で、相手側の理解を得る表現です。具体的に、メールの前文で謝罪の内容を書いている場合には、33. Please accept our deepest apologies. とシンプルにする事も可能です。deepest と形容詞 deep の最上級のなっている所もポイントです。
34. We apologize for the delay in shipment.
発送が遅れてしまい、申し訳ありません。
オンライン•ショッピングが重要なビジネス•モデルになっている現在では、発送の遅れは大きな問題です。しっかりと謝罪のメールを送っておきたい所です。
35. I sincerely apologize for missing the deadline.
納期に間に合わずに、大変申し訳ありませんでした。
miss a deadline で「締め切りに間に合わない」の意味です。ちなみに、締め切り/ 納期に間に合うは、meet a deadline です。
ビジネスメールは最後の印象が全て！
ビジネス相手に、正しい宛名や分かりやすい用件を使って担当者の注目を得る努力をしてきました。その後に、メールの用件をビジネスマナーをしっかりと守ったメールの書き出しを２９の英語の例文で、端的に分かりやすく、自分の伝えたい内容を英語で書けるテクニックをおぼえました。
英語が苦手だと、仕事の得意先や取引相手からの英語のメールはどうしても先延ばしにしてしまいがちです。ビジネスメールは、書き慣れないと時間ばかりがかかって、結局他の業務に影響が出てしまい事があります。でも、ビジネスは時間が勝負です。遅くなっては、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまいます。
しかも、時間ばかりがかかってしまうと、メールの最後の結びを意外に適当に終わらせてしまう人が多いかもしれません。しかし、メールで最も大事な部分のひとつがメールの結びの表現です。メールの最後の印象が良ければ、相手も直ぐに行動に移してくれるかもしれません。相手との良い関係を維持していく為にも、ビジネスで失敗しない為にも、メールの結びの表現まで気を配れるビジネス英語を身につけたいです。
ビジネスには、緊急の用件で直ぐに連絡を取らなけばならない状況があります。メールで連絡する事も重要ですが、そんな急を要する場合には、電話で直接担当者と話しをするのが一番早い連絡方法です。英語が苦手でビジネス英語で、失敗しない電話の掛け方は下の記事をオススメします。
最後に、メールで意外に見落としがちなのが結辞の表現です。一般的に使われている、Sincerely は使える時と使えない時があるのを知っていますか。あと、日本語にも「拝啓」なら「敬具」で締めますが、英語にもその関係があります。ちょっとした事だけれども、意外に知られていない、ビジネス英語で必要なメールの結語を、ビジネス英語のメール記事シリーズのの最後にお伝えします。
コメントを残す