ビジネス英語メール講座①メール件名１８例文と宛名

仕事で英語のメールが届いていると、一瞬で身体が凍り付く思いをした事ありませんか。当然、英語のメールを読むのに時間がかかってしまうのと、それ以上に返信するのに多くの時間がかかっていませんか。

仕事の緊急の用件の場合には、電話で担当者に直接話すのが一番早い連絡方法です。しかし、ビジネスマナーや恥ずかしくないビジネス英語で話せるか、少し不安がありますよね。そんな場合は、下の記事を読んで下さいね。

ビジネス英語で電話対応：21の英語例文で電話で神対応①！ビジネス英語

ビジネスでメールをやり取りするのは、将来に欠かせないビジネススキルになっていきます。日本と海外には時差があるので、直ぐに連絡が取れない取引先があるから、メールでのやり取りは直ぐにでも身につけたいビジネス英語の能力です。

ただし、ビジネスでメールをやり取りする際に気をつけておきたいビジネスマナーが存在します。それが、英語の尊敬語です。相手に失礼のないように最低限のビジネスマナーを守る必要があります。相手に依頼する時の丁寧な英語の表現や、相手から依頼を失礼の無い様に断る英語の例文や、取引先とビジネスのアポイントメントを取る際の英語の例文等、挙げ出すとそれだけで膨大な量になります。

今回の記事では、英語の初心者でも失敗しない英語のビジネス使えるメールの例文を学びます。意外に迷うメール件名の簡単な解決方法や、失礼のないメールの宛先の書き方や、自分の用件に合わせたメール冒頭の書き始めなど、ひとつ１つ丁寧に解説していきます。

英語でメール件名

ビジネス場面で、相手に英語でメールを出す際に始めに悩むのがメール件名 : Subject line の表現です。メール件名の役割は、相手にメールの用件が簡潔に伝わる事です。そのため多くの情報を詰め込み過ぎてもダメですし、曖昧な表現では直ぐに確認してもらえない危険性もあります。

あと、送る相手によって欠かせないのが、差出人の名前も載せておく事です。最近では、メールにもウイルスの心配があるので開いてもらえない可能性があるからです。

1. Enquiry about ~

~の問い合わせ

ビジネスの場面で問い合わせをする際に使える英語表現です。アメリカでは Enquiry ですが、イギリス等では、Inquiry が使われます。フォーマルな場面で相手の会社や担当者に、商品やサービスについての質問がある場合にはEnqiry かInquiry がオススメです。具体的な内容は about の後に続ければオーケーです。

2. Request for ~　

〜の依頼

相手への依頼がある際に使えるビジネス英語の表現です。相手に何か行動をして欲しい場合に使える件名です。例えば、何かの情報が必要ならば、 3. Request for Information on the next Conference in Tokyo の様な感じで使って下さい。取引先の担当者とのアポイントメントの依頼ならば、4. Request for Appointment with Mr. / Ms. X とすれば大丈夫です。

5. Notification of ~　

〜の告知

取引相手以外でも、社内の同僚などに通知がある際に使えるビジネス英語の表現です。会議の詳細や重要な情報を送る際に使えます。別の言葉でなら announcement です。

6. Regarding ~　

〜について

Notification 以外にも、「〜について」として件名でつかえるビジネス表現です。カジュアルな表現なら About です。情報を伝えるとき以外でも、その用件についての質問がある時や何かを依頼したい時等につかえます。

7. Change of ~　

〜の変更

会議等の予定が変更になる事はビジネスの場面ではよくあります。相手の予定を早めにおさえる為にも、早めに相手に知らせる必要があります。そんな時に使える英語の表現です。次の会議が変更になったのなら 8. Change of the next Meeting とすればいいでしょう。もう少し英語に余裕がある人は、9. Schedule change of the next Meeting 等と、具体的に何に変更があったのかを件名に加えるとさらに分かりやすい英語の件名になります。

10. Confirmation on ~　

〜の確認

相手が購入した商品の確認をしたり、今まで決定されていなかった案件の確認をする際に使える英語の表現です。情報の行き違いがないようにしておきたい内容を送る際にメール件名に使える英語の表現です。

11. Cancellation of ~

〜のキャンセル

購入した物のキャンセルや、ホテルの部屋のキャンセル等のキャンセルをメールで知らせる場合に使える英語の表現です。例えば、12. Cancellation of Single room for the 25th of August などと使えます。

13. Reminder: (情報）

〜のリマインダー

相手に再度重要な情報を伝える時に使える英語の表現です。カジュアルに言えば、「忘れないでね」です。最後に連絡をしてから少し時間が経ってしまっている案件や、締め切りの迫っているプロジェクト等のリマインダーです。

今回紹介したメール件名の英語表現に付け足しの英語表現があります。英語に余裕がある人は是非覚えておきたいのが 下の英語です。

Urgent 緊急の

Important  重要な

相手に直ぐに行動を取ってもらいたい案件に使いたい場合には、上で紹介した表現の前に Urgent を付けます。特に、14. Urgent Notification とか 15. Urgent Reminder 、それ以外にも 16. Urgent Request は相性がいいです。同様に、しっかりと相手に伝えたい情報には 17. Important Schedule Change や 18. Important Reminder などと使う事が可能です。

Miss. Mrs. Ms. の差は？注意が必要な女性の英語の敬称

メール件名が無事に書き終わりました。大体の状況なら上で紹介した英語の表現で対応出来ると思います。その次に必要なのがメールの宛名の書き方です。慣れてしまえば迷う事無く簡単に終わってしまう事ですが、知らないと意外にビジネスマナーが詰まっているのがメールの宛名です。

男性に連絡を取る場合にはそれほど気をつける事は少ないですが、女性に連絡を取る場合には注意が必要です。

相手の名前が分かっている場合

Mr. 男性

Miss 女性

Mrs. 女性

Ms. 女性

ビジネスの場面では、相手に失礼のないように呼び方はとても大切なビジネスマナーです。メールの相手が女性ならば宛名をしっかりと使い分けられる様に覚えておきましょう。

女性の敬称の参考記事：Miss Mrs. Ms. の英語を正しく使い分ける!ビジネスマナー　

最近では、女性の結婚の有無を問わずに使える敬称のMs. が好まれているようです。相手からの要望が特に無い場合には、Ms. が無難かもしれません。

Dear ＋ 敬称 ＋ 名字

Dear Mr. Takizawa,

Dear Miss Takizawa,

Dear Mrs. Takizawa,

Dear Ms. Takizawa, 

フォーマルな宛名を書く場合には、敬称と名字だけで構いません。さらにもっと重要な相手にメールを送る場合の宛名があります。それが、Dear Mr. 相手の肩書き です。なかなかこんな相手にメールする機会はないと思いますが、覚えておくと便利です。

相手とビジネスの付き合いが一度あった場合には、Dear 名前＋名字 の少しカジュアルな宛名も可能です。

あと重要なのが、相手の肩書きをしっかりとおさえておく事です。特に、自分よりも重要な地位に就いている相手への連絡になる場合には、相応の敬意が必要です。

Dear Mr. 相手の肩書き

Dear Mr. President （相手が男性の社長の場合）

Dear Ms. President  (相手が女性の社長の場合）

ビジネスの肩書きの参考記事： 部下や先輩後輩と同期は日本語だけ？肩書きはビジネスの基礎　

相手の名前が分からない場合

基本的には、ビジネスで相手の名前が分からない状況でメールを送る事はほとんどありませんが、名前が分からなくても連絡を取る場合があるかもしてません。急な連絡を取らなくてはいけない場合や、どこにも情報が載っていない場合等もあるかもしれません。そんな場合に使える宛名を紹介します。

Dear Sir,　男性の名前が分からない場合

Dear Madam,　女性の名前が分からない場合

To whom it may concern, 相手の性別も名前も分からない場合

上の敬称では、一番最後のTo whom it may concern, の関係者各位がよく使われています。ただし、前にも書いた様にビジネスではしっかりと相手の名前を調べてからメールを送るのがビジネスマナーです。

名無しで出してしまうと、相手側に読んでもらいない可能性もあるので、 重要な内容の連絡の場合にはしっかりと相手の名前等を調べてから連絡を取る様にしたいですね。

件名と宛名であまり時間をかけない

意外に気を抜きがちなのが件名と宛名です。しかも、慣れない英語のメールを書き始めると気付くのが件名と宛名です。しっかりと相手に見てもらえる様なちょっとした工夫が件名にあるかないかで、相手の反応が大きく変わって来ます。

宛名は相手に対するあなたの尊敬や気遣いです。しっかりと相手の名前のスペルが合っているかや、敬称が間違っていないかは最低限のビジネスマナーです。相手から、自分の希望する行動をとってもらいたいならばしっかりと間違わずにしておく事が重要です。

ただ、これはビジネス英語でメールを送る最初の一歩です。この次が最も大事なメールを送る際のステップです。それは、メールの冒頭の書き出しです。これが、もっとも英語初心者が時間がかかってしまう部分です。

ただし、実は英語メールに慣れている人が密かに知っている事実があるのを知っていますか。それは、状況に応じて決まったメールの冒頭部分の英語の例文があるのです。それを覚えてしまえば、ビジネスマナーで迷いながらメールに何時間もかける、非効率な事は無くなるはずです。相手に依頼する場合や、予定や日時を変更する際に使える英語の例文とか、様々な場面で使えるメールの冒頭部分の英語のメール表現を次回は紹介します。

次に読む記事：厳選29の書き出し例文で英語のビジネスメール完全攻略！