前回までの記事で、英語で電話にでる例文と、英語で間違い電話を伝える例文、担当者が外出中や席を外している事を伝える英語の例文等を詳しく紹介しました。かなりの分かりやすく、会話の流れを意識して色々な状況に対応出来る英語の例文を沢山載せています。
英語で電話に出るのはかなり緊張しますが、この記事さえ読んでもらえればそんな不安も解消出来るはずです！いや、不安も無くなる、そう断言しもていいくらいの気持ちで書きました。
初めの記事では、「お電話ありがとうございます」や、相手が名前を名乗らなかった場合に「お名前を伺ってもよろしいですか」などをビジネス英語で上手に聞く事が出来る例文を紹介しました。
ビジネス英語の電話対応の記事①：21の英語例文で電話で神対応①！ビジネス英語
２つ目の記事では、相手が話したい担当者につなぐ際にいいたい「少々お待ち下さい」や、担当者が出張でいない場合や、会議で出られない理由等を様々な英語例文を紹介しています。
ビジネス英語の電話対応の記事②：厳選42の英語例文! 電話でビジネス用件を上手に聞く
そしてビジネス英語で電話対応も、今回で最後です。ここでは、英語でビジネス電話をかけるです。何回も繰り返し伝えている事ですが、英語で電話対応するのは慣れてしまえばビジネス英語で一番シンプルです。その理由は、上手な英語の電話をかけるポイントが、端的に用件を伝える事だからです。つまり、短い時間でシンプルに自分の用件を相手に伝えればいいのです。
多くの表現も必要ないし、長い会話を続ける為のコミュニケーション能力も必要ありません。必要なのは、よく使われる重要な英語の例文をいくつか覚えるだけで良いです。今回は、厳選して１５の英語の例文を紹介します。英語で電話対応するのは難しくないのです。
急な用件で相手の担当者と話しをする必要がでたり、トラブルが起きて急遽確認を取らなくてはならない時には、どうしても電話をかける必要があります。でも、相手の顔が見えない会話は緊張します。しかも、英語で電話をかけるとなるともっと緊張してしまいます。
さあ、今回でビジネス英語で電話をかけるシリーズも最後です。しっかり覚えて、自分のビジネス•スキルをしっかり上げてください。
英語で電話をかける
1. Hello, (this is) Hidetaka calling from ABC company.
もしもし、ABC会社のひでたかと申します。
先ず、一番最初は挨拶から始まります。Hello や Hi だけで十分です。もしくは、Good morning や Good afternoon など、電話する時間に合わせて挨拶を変えてみてもいいでしょう。ただ、ビジネス英語での電話をかける時のルールはシンプルに用件だけを伝える事なので、Hello で十分です。
次に、こちらから電話をかける時には calling を名前の後ろに付けます。色々と相手から自分の会社名や自分の名前を聞かれる不安がある場合には、先ず自分から名前と会社名を伝えてしまいましょう。
もう少し詳しくビジネスの場面で自己紹介を知りたい方は、こちらの記事も参考にして下さい。
参考の記事：英語で自己紹介、ビジネスで第一印象を倍増させる例文満載
用件を伝える英語の例文
自分の名前と会社名を伝えたら、一番重要な電話をした用件を英語で伝えましょう。
2. Could I speak to Mr. / Ms. （名前）, please?
〜さんをお願い致します。
相手から用件は何でしょうかと質問を受けたら、自分が話したい担当者の名前を伝えます。その時に使えるのがこの英語の例文です。Could I ~? の質問文で相手からの許可をもらう質問文で、「〜してもいいでしょうか。」の意味です。相手から許可をもらう表現以外でも、3. I would like to speak to Mr. / Ms. 〜, please. の自分の要望を伝える表現もあります。I want to speak to ~ のより丁寧な表現なので、ビジネスやフォーマルな場面でも使えるので一緒に覚えておきたい英語の例文です。
担当者に電話の用件を伝える英語の例文
運良く担当者が電話に出られたら、次は自分が電話をした具体的な理由を伝える必要があります。ここがどうしても英語が苦手だと長くなってしまいがちです。上級者のビジネス英語なら、シンプルに用件を伝えたいですよね。電話の用件をシンプルに伝えたい場合の英語の例文を紹介します。
I’m calling to (動詞）
〜の為に電話しています。
自分が電話している理由を to （動詞）に当てはめればいいので、とても使い易い英語の例文です。ビジネスの場面で使えるいつくかの英語の例文を紹介するので、これも合わせて覚えておくと便利です。
4. I’m calling to ask you some questions about our project in New York.
ニューヨークのプロジェクトについていくつか質問があって、電話しています。
ask （人）＋（物）の順番ですが、ask some questions だけでも正しい英語です。どちらも似た様な意味です。
5. I’m calling to follow up on your inquiry about our products.
当社の商品についての問い合わせのフォーローアップで、電話しています。
お客様から頂いた問い合わせの事を英語では inquiry と言います。イギリス英語では enquiry と少し違う単語を使うので両方とも覚えておきたいです。follow up on (用件）で、以前に対応した事にその後のフォローアップをしたい時に使える英語表現です。
6. I’m calling to remind you of the next meeting.
（直訳）次の会議の事を思い出させるために、電話しました。
Remind (人）of (イベント等）の構文で、「（相手が忘れない様に）イベントの事を伝える」の意味になります。事前に伝えてある予定でも、はっきりと相手に伝えてあったか不安になる用件はたまにあります。そんな不安がある場合には、この表現がオススメです。
7. I’m calling to find out more information about your program.
そちらのプログラムの事についてもっと伺いたくて、電話しています。
興味がある場合には、先ずはその会社のサイト等に行って情報を集めます。ただ、自分が欲しい情報が時々無い場合があります。そんな場合に電話をしてさらに質問する事がありますが、そんな時に使える英語の例文です。
8. I’m calling to see if I could make an appointment this Friday.
今週の金曜日にアポイントを取れないかと確認したくて、電話しています。
to see if I could を使って自分の要望を伝える事ができます。ちなみに、レストランやホテル等の予約をする時はmake a reservation ですが、人との約束を取りたい場合には make an appointment で別の英語表現になるので注意しましょう。
9. I’m calling to see if we could meet sometime next week.
来週のいつかで会えないかと確認したくて、電話しています。
to see if we could 〜の構文で、「(私達は）〜が出来ないかどうか」の意味です。相手の都合や予定を確認したい時に伝える便利な表現です。
電話やメールで解決出来る簡単な問題もありますが、具体的に話しを詰めたり、会話が長くなってしまう場合には、さらに相手の予定に合わせてアポ取りが必要になる場合もあります。
もっと具体的に相手とのアポイントを上手に取る英語は別の記事で紹介します。
担当者が不在で、伝言を残したい場合や掛け直す場合の英語
電話するタイミングで、担当者が電話に対応出来ない場合はよくあります。そんな時に、どうしても次の英語が出て来ないで困ってしまう事が良くあります。そんな時に、混乱しないでもすむ英語の例文を個々で紹介します。
10. Could I leave a message?
伝言をよろしいでしょうか。
Could I 〜？で許可をもらうときの丁寧な英語です。「〜してもいいでしょうか」と質問したい時に使える便利な表現です。ちなみに、用件を残す際には、上で紹介したI’m calling to ~の構文が使えますが、I was calling to ~に時制を変えて「〜の用件で電話しました。」と変えて使って下さい。
11. Could you tell him/ her that I called?
電話があった事を彼／彼女にお伝え願いますか。
担当者から折り返しの電話をもらう程の用件で無い場合に使える英語です。担当者が男性ならばhim 、女性ならばher でもいいです。ただ、もっと丁寧に伝えたい場合には担当者の名前を使うのをお勧めします。
12. Could you tell him/ her that I’ll call again later today.
また後で掛け直すとお伝え願いますか。
相手からではなく自分からもう一度電話をする際に使える表現です。自分の予定が詰まっていていつ電話が掛かって来るか不安になるよりは自分から掛けたい場合にオススメです。
13. Do you know what time he’ll be back?
何時の戻るかご存知ですか。
Do you know ＋疑問詞 の構文で、相手に丁寧に質問出来ます。疑問詞の質問は、どうしても直接的な響きがあるので少し乱暴に聞こえてしまいがちです。その問題を解消してくれる表現がこれです。外出している場合にはこの例文で大丈夫ですが、出張などの場合には 14. Do you know when He’ll be back from his business trip? とすれば大丈夫です。
15. Do you know how long the meeting will last?
会議はどのくらい続くがご存知ですか。
折り返し自分から電話をする際に知っておきたいのが、会議の時間です。担当者が参加している会議の長さを聞きたい時に使える便利な英語の例文です。
ビジネス英語の電話は心配り
ビジネスで重要なのは、いつでも相手への気配りと心配りです。相手にわざわざ質問させるよりも、先にこちらから重要な情報をしっかりと伝えてあげれば、余計な質問を相手から受ける事無く、電話での会話も短くすみます。電話をかけた時には、相手からの質問を受ける前に、自分の名前と会社名は忘れずに伝えられる様に練習しておきましょう。
特に電話をかけたり、英語で電話にでたりする時には基本的に同じ表現を多く使います。確かに、相手の顔が見えない英語での会話は緊張しますが、その代わりシンプルな会話で短くてすみます。失敗しても相手に顔を見られなくてもすみますw
先ずは、電話の横に自分が必要な英語の例文を貼って繰り返し練習して下さい。
電話では、なかなか忙しい日本の社会人を捕まえる事は難しい。そんな状況で次ぎに必要になるのが、メールで連絡を取る方法です。でも、メールは電話よりもハードルが上がってしまいます。ビジネス英語で正しくビジネスマナーをしっかりとおさえた英語メールを送るのに時間がかかってしまっていませんか。
次回のメールでは、メール件名から、メールの書き始め、更にはメールの締めを、全て紹介します。英語メールの悩みをこのチャンスに解消して下さい。
次に読む記事：ビジネス英語メール講座①メール件名１８例文と宛名
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